Elektronik Doküman Yönetim Sistemi

EBYS Nedir?

Belge yönetimi, "kağıtsız ofis" bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorilerdeki tüm belgelerin hayat döngüleri boyunca, sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve etkin yönetilmesidir.

Avantajlar

  • Belge oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.
  • Belge akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
  • Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar.
  • Birden fazla kişinin aynı anda aynı bilgiye erişimini sağlar.
  • Yetkisiz kişilerin dokümanlara erişimini engeller.
  • Kırtasiye giderleri ortadan kalkar, iş gücü maliyeti azalır.
  • Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar.
  • Süreç ve dokümanların standartlaşmasını sağlar.
  • Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.

Amacımız

EBYS, kağıt ortamında bulunan belgeleri elektronik belge haline dönüştürmek, dönüştürülen belgelerin ve mevcut belgelerin tanımlanan iş akışları ile dolaşımını yönetmek, bu belgeleri, belge ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklamak ve belge/bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaşım sağlamak amacı ile üretilmiştir. Belge Yönetim Sistemi kullanıldığı kurumlarda, belgelerin oluşturulması, izlenmesi, depolanması, erişilmesi, dağıtılması gibi süreçlerde kullanılan kayakları minimuma indirmekte ve bu konularda büyük tasarruflar sağlamaktadır. Kurum genelindeki süreç ve dokümanlarda standardın oluşmasında alt yapı oluşturmaktadır.

Evrak Yönetim Sistemi

Arşiv Yönetim Sistemi

Kurum içerisinde evrakların kaydı, havalesi, aranması, yetkilendirilmesi, raporlanması gibi işlemlerin yapılması amacıyla kullanılır. Evraklar kaydedildikten sonra iş akışına göre ilgili birimlere havale edilir.

  • T.C. Mevzuatına Uygunluk
  • Otomatik Evrak Numarası
  • Tanımlı Şablonları Kullanma
  • Vekalet Tanımlama
  • Evraklara İlgi Bağlama
  • Süreli Evraklarda Uyarma
  • E-imza Entegrasyonu
  • Mobil İmza Entegrasyonu
  • KEP Entegrasyonu

Kurumların evraklar haricindeki diğer belgeleri arşivlemelerini sağlar. İstenilen sayıda farklı belge türü ve veri alanları tanımlanabilmektedir.

  • Versiyon Kontrolü
  • Tam Metin Arama
  • Eş Anlama Göre Sorgulama
  • Tanımlanabilir Veri Alanları
  • Doküman Kilitleme
  • Grup ve Kullanıcı Bazlı Yetkilendirme
  • Elektronik Zımbalama